Skrzynki spraw przychodzących

Skrzynki spraw przychodzących

Każdego dnia musimy pamiętać o wielu sprawach. O umówionych spotkaniach, o terminie zapłacenia rachunków, o zadzwonieniu do kogoś i wielu innych rzeczach. Okazuje się, że nasz mózg, mimo swojej doskonałości, nie jest w stanie tego wszystkiego zapamiętać. Najgorzej jest, jak przypominamy sobie o czymś, kiedy jest już za późno. Znasz to nieprzyjemne uczucie? Dlatego David Allen zaproponował w swojej książce coś takiego, jak „skrzynki spraw przychodzących”.

Zanim jednak odpowiem, czy to się u mnie sprawdza, muszę zrobić mały wstęp. Skrzynki spraw, wzięły się z tego powodu, że David uważa, że powinniśmy mieć czysty umysł. Co to oznacza w praktyce? Na początku tego artykułu wspomniałem, że musimy pamiętać o wielu rzeczach. Ciągle skupiać się na tym, żeby czegoś nie zapomnieć. Kluczem do rozwiązania problemu jest fakt, że nie mamy tego pamiętać, ale mamy te informacje przechowywać w zaufanym miejscu, które nazywamy „skrzynką spraw”. W praktyce wygląda to tak, że kiedy dowiadujemy się o czymś, co będziemy musieli w przyszłości wykonać, powinniśmy to zapisać. Powinniśmy oczyścić umysł ze wszystkich myśli, aby skupić się na tym, co mamy zrobić teraz, bo jak twierdzi autor wspomnianej przeze mnie książki, kiedy mamy umysł zaprzątnięty natłokiem różnych sprawach, nie jesteśmy w stanie skupić się na bieżących zadaniach. Trudno być efektywnym, kiedy myśli są rozproszone.

Co trzeba zrobić?

Na początku potrzebujesz miejsca, gdzie w łatwy sposób zamieścisz sprawy, którymi w danej chwili się nie zajmujesz. Może to być kartka papieru, schowana w teczce, albo specjalny program komputerowy. Na tym etapie najważniejsze jest to, aby zapisanie informacji do systemu nie sprawiało Ci trudności. Na drugim etapie, należy przejrzeć wszystkie zapisane notatki i uporządkować je.

Teoria a praktyka

Jak czytałem o tym pierwszy raz, wszystko wydawało się proste. Wymyślam coś — wpisuję na listę do zrobienia tzw. skrzynki spraw. Jednak w praktyce okazuje się to bardziej skomplikowane. Dzieje tak dlatego, że wielu z nas (często nawet nieświadomie) posiada wiele takich skrzynek, w których przechowuje informacje. Korzystamy ze skrzynki mailowej, z wiadomości na Facebooku, dysku Google Drive i Dropbox. Do tego część rzeczy notujemy na papierze, nie wspominając już o przychodzących listach tradycyjnych, SMS-ach i żółtych karteczkach przyczepionych do monitora. Robi się tego sporo. Powoduje to kolejny problem, który wiąże się z tym, że zbyt dużo czasu zajęłoby nam przeglądanie tych wszystkich miejsc. Dlatego warto ograniczyć ilość tych skrzynek do optymalnej liczby.

Jak to wygląda u mnie.

Po przeczytaniu tych wszystkich informacji postanowiłem zastanowić się, jakich właściwie „skrzynek” używam. Wyszła mi taka lista:

1. Skrzynka mailowa

Tutaj przychodzą do mnie maile zarówno prywatne, jak i firmowe. Aktualnie jest jeszcze trochę pracy przede mną, aby tę skrzynkę uporządkować. Nie otrzymuję na razie większej liczby maili dziennie, więc nie powinien to być dla mnie problem. Już kiedyś starałem się utrzymać zasadę „Inbox zero”, która mówi o tym, że w skrzynce odbiorczej powinniśmy mieć dokładnie 0 wiadomości, aby m.in. nie czytać tych samych maili po kilka razy. Dosyć długo mi się tu udawało, jednak teraz wymaga to poprawy — o czym napiszę osobny artykuł.

2. Nozbe

Jest to program, służący do poprawy produktywności, którego twórcą jest Michał Śliwiński. Pisząc Nozbe inspirował się metodą GTD, dlatego aplikacja idealnie nadaje się do tego rozwiązania. Można z niej korzystać na różnych platformach, co umożliwia dostęp do danych z praktycznie każdego urządzenia. W tym miejscu może pojawić się pytanie, dlaczego Nozbe? Przyznam się szczerze, że testowałem ten program już dobrych kilka lat temu, kiedy zaczynałem interesować się tematyką produktywności. Od dwóch lat opłacam wersję PRO, która np. pozwala pracować mi w Nozbe razem z moją żoną, gdzie zapisujemy wspólne zadania. Mimo tego, że Nozbe wydaje mi się najpopularniejszym program do organizacji swoich zadań, niektórzy używają też różnych alternatyw, np. todoist, który w wersji darmowej pozwala utrzymać 80 projektów.

3. Folder Pobrane pliki na komputerze

W tym miejscu zacząłem zapisywać dane od niedawna. Pomysł zaczerpnąłem z książki Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Zapisuję tam pliki, których nie będę musiał używać w przyszłości i nie chcę go zapisywać na swoim dysku Google. Folder ten czyszczę co jakiś czas. Jest to dobre miejsce na zapisywanie danych, które potrzebujemy w danej chwili. Pomysł polecam szczególnie tym, który zapisują wszystko na „Pulpit” – nigdy nie korzystałem z tej praktyki i nie lubię robić bałaganu w tym miejscu.

4. One note

Moje miejsce do spisywania dłuższych notatek. Mam tutaj spisane wszystkie pomysły na posty na bloga, notatki z uczelni, notatki z różnych szkoleń i kursów, w których brałem udział. Wcześniej tę funkcję pełnił Evernote, jednak od momentu, kiedy stał się płatny, bez problemów przeniosłem się na aplikację od Microsoftu, która jest wystarczająca do moich potrzeb.

Innymi miejscami przechowywania, z których korzystają inni, są np. notatki głosowe, czy skrzynka fizyczna z kartkami papieru. Ja wszystkie te rzeczy staram się trzymać w Nozbe lub OneNote, do których mam dostęp z każdego miejsca na Ziemi.

Co właściwie zapisuję?

Żeby nie robić bałaganu, w swoich skrzynkach zapisuję informacje, które będę później wykorzystywał. Są to np. sprawy do załatwienia czy pomysły, które chcę w przyszłości zrealizować. Bardzo ważną zasadą, którą stosuję przed zapisaniem czegokolwiek, jest tzw. reguła 2 minut. Jest ona z jednym z filarów produktywności i możesz z niej korzystać, nawet jeśli nie jesteś zainteresowany czytaniem moich kolejnych artykułów o produktywności, warto ją zapamiętać, bo rozwiązuje ona wiele spraw, które są niepotrzebnie odkładane w czasie, co często kończy się ich niezrealizowaniem.

Reguła 2 minut

Zasady są bardzo proste. Jeżeli wiesz, że coś zajmie Ci nie więcej niż 2 minuty — zrób to od razu. Nie zapisuj, nie zastanawiaj się, tylko zrób. Odbierasz maila od znajomego i możesz mu odpisać w nie więcej niż 2 minuty — odpisz od razu. Masz jakąś świetną myśl, która pozwoli zarobić Ci miliony monet — zapisz ją sobie od razu. Twój brat ma dzisiaj urodziny? Napisz mu szybkie życzenia i nie zastanawiaj się, czy nie zrobić tego później. Zauważyłeś pełny śmietnik w mieszkaniu? Wynieś śmieci od razu. A teraz zrób sobie na chwilę przerwę w czytaniu i zastanów się, ile takich krótkich czynności odkładasz każdego dnia? Dużo, prawda? Nie zastanawiaj się następnym razem, tylko działaj. To pozwoli Ci stawać się bardziej produktywnym każdego dnia.

Podsumowanie

Aby uporządkować swoje zadania i rzeczy, które faktycznie są dla mnie ważne, zorganizowałem sobie skrzynki spraw, gdzie zapisuje wszystkie zadania i notatki. Jeżeli mogę coś zrobić w ciągu dwóch minut — robię to (przynajmniej się staram). Pozwala mi to zarządzać zadaniami i planować ich realizację. Kiedy mam chwilę, gdy nie mam co robić, otwieram program Nozbe i przeglądam zadania, którymi miałem się zająć. „Popychając” zadania do przodu, czuję się o wiele lepiej, bo wiem, że nie marnuję czasu. Tobie też tego życzę, to bardzo miłe uczucie.

Artykuł jest częścią cyklu o produktywności „Lepszy ja”, w którym testuję różne metody produktywności i rozwoju osobistego, aby stawać się lepszym. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, zapisz się na newsletter lub zaglądaj tu regularnie.

Masz swoje „skrzynki spraw”? Dużo ich jest? A może preferujesz kartkę papieru, niż programy komputerowe? Podziel się tym w komentarzu 🙂