5 kroków do uporządkowania skrzynki e-mailowej

5 kroków do uporządkowania skrzynki e-mailowej

Każdy z nas ma skrzynkę mailową, na którą otrzymuje wiadomości. Dla jednych jest to jedna wiadomość dziennie, dla innych dwadzieścia. Nieważne ile wiadomości byśmy otrzymywali, warto dobrze zorganizować sobie skrzynkę mailową. Pozwoli nam to przede wszystkim zapanować nad naszymi wiadomościami i nie marnować bezsensownie czasu na ich wielokrotne czytanie. Dzisiaj chciałbym pokazać Ci, jak sam radzę sobie ze swoją skrzynką i w jaki sposób integruję ją z moim systemem do zarządzania zadaniami. Nawet jeśli nie korzystasz z takiego systemu, myślę, że możesz wynieść z tego artykułu wiele wskazówek, aby po prostu posprzątać w swojej skrzynce.

Porządek w skrzynce mailowej – inbox zero

Zanim przejdziemy do omówienia, w jaki sposób zorganizować swoją skrzynkę, odpowiem na pytanie, co właściwie oznacza „porządek w skrzynce”. Dla mnie to prosta reguła, czyli inbox zero. Czyli dążę do tego, aby w mojej skrzynce odbiorczej nie było żadnych wiadomości. Nie chodzi tu jednak o to, żeby je od razu wszystkie skasować. To byłoby zbyt proste 🙂 „Pozbycie” się wiadomości ze skrzynki odbiorczej wymaga podjęcia decyzji, czy dana wiadomość jest dla mnie jakimś zadaniem do wykonania, czy muszę odpowiedzieć od razu, czy później, czy może nie muszę na nią reagować, przez co mogę ją zarchiwizować lub usunąć. Posiadanie pustej skrzynki odbiorczej, będzie powodowało, że wszystkie maile są „załatwione”.
Jeszcze niedawno w mojej skrzynce mailowej było 1256 wiadomości, które czekały na moją reakcję.

Bałagan w poczcie

Proces porządkowania zajął mi dłużą chwilę, ale w momencie pisania tego tekstu nie mam żadnych wiadomości w skrzynce odbiorczej. Podczas organizacji skrzynki wypracowałem 5 kroków, które pomogą również Tobie zapanować nad skrzynką mailową.

1. Wyłącz powiadomienia

W dzisiejszych czasach mamy dostęp do naszej skrzynki praktycznie z każdego miejsca na świecie. Większość z nas czyta swoje wiadomości nie tylko przy komputerze, ale także w smartfonie. Z jednej strony można pomyśleć, że jest to bardzo dobre – możemy w każdej chwili odpowiedzieć i z pewnością szybko przeczytamy ważne informacje. Uważam, że jest to zgubne myślenie. Przez to stajemy się „niewolnikami” swojej poczty. Zauważyłem, że często czytamy maile, kiedy nie mamy na nie czasu. Brzmi nielogicznie, prawda? Chodzi o to, że czytamy wiadomość po raz pierwszy i nie mamy czasu na nią zareagować, o czym pisałem w poprzednim akapicie. Później, kiedy otwieramy skrzynkę ponownie, czytamy tę samą wiadomość kolejny raz. To nie jest produktywne i szkoda naszego czasu na takie praktyki. Jak to rozwiązać? Przede wszystkim wyłącz wszystkie powiadomienia o przychodzących mailach – zarówno te w telefonie, jak i na komputerze. To przez nie, po usłyszeniu sygnału pojawia Ci się w głowie pytanie „hmm, a kto to do mnie napisał?” – które zmusza Cię do przeczytania wiadomości, w nieodpowiednim momencie. Przez wyłączenie powiadomień, nauczysz się świadomie czytać maile. W takim razie, kiedy jest ten odpowiedni czas na ich czytanie?

2. Czytaj wiadomości w określonych porach

Jeżeli nie jesteś pracownikiem działu obsługi klienta i Twój charakter pracy nie wymaga od Ciebie szybkiego odpisywania na wiadomości od klientów, ustal kiedy będziesz świadomie zajmować się mailami.
Kiedy? Jak często? To wszystko zależy od Twoich preferencji, trybu pracy i roli, jaką w Twojej pracy odgrywają maile. Najważniejsze, żeby robić to świadomie i odpowiednio reagować na wiadomości. Niech to będzie np. dwa razy dziennie. Pamiętaj, że jeżeli nie odpowiesz w ciągu kilku godzin prawdopodobnie nic się nie stanie, a brak częstego sprawdzania poczty nie rozbije Ci zadań, które aktualnie będziesz wykonywać.

3. Nie czytaj tej samej wiadomości kilka razy

To jest bardzo ważne. Wspomniałem już o tym na samym początku. Nie czytaj tej samej wiadomości kilka razy. Jeżeli świadomie siadasz do przeglądu wiadomości, od razu podejmij decyzję, co należy z nimi zrobić. To spowoduje, że staniesz się osobą bardziej produktywną, a organizacja Twojej skrzynki mailowej zajmie Ci o wiele mniej czasu.

4. Wypisz się z newsletterów, które Cię nie interesują

Jeżeli otrzymujesz wiadomości z ofertami handlowymi lub informacjami z newsletterów, które już Cię nie interesują – nie zastanawiaj się, wypisz się z nich. Nie ma sensu ich czytać.

5. Zorganizuj wiadomości z newsletterów i maili automatycznych

Co jeśli na naszą skrzynkę przychodzi dosyć spora liczba subskrypcji, które jednak są dla nas ważne? Mamy kilka możliwości. Pierwsza z nich to ustawienie odpowiednich filtrów. Jeżeli korzystasz z poczty GMail, możesz przy rejestracji podać adres mailowy wzbogacony etykietą, jakiego serwisu dotyczy ta rejestracja. Przykładowo, zapisując się na mój newsletter, do czego gorąco zachęcam, możesz podając adres mail wpisać: twojadres+ar-kay@gmail.com. Tak sztuczka pozwoli później ustawić odpowiedni filtr, aby wiadomości wysyłane na ten konkretny adres, zostały automatycznie przenoszone do odpowiedniego filtra. Korzystając z programu Outlook lub Thunderbird również możesz utworzyć specjalne katalogi i reguły, które pozwolą Ci automatycznie przesuwać wiadomości do odpowiednich folderów. Nie twórz ich jednak za dużo, żeby nie zrobić większego bałaganu.
Innym bardzo ciekawym rozwiązaniem jest program Unroll.me, którego sam używam. Jest to aplikacja, która filtruje nasze wiadomości i daje nam trzy opcje do wyboru:
1. Wyłączenie danej subskrypcji
2. Pozostawienie subskrypcji w skrzynce odbiorczej
3. Przeniesienie subskrypcji do jednej zbiorczej wiadomości z serwisu unroll.me, która przychodzi tylko raz dziennie o wyznaczonej porze dnia
Po przejrzeniu wszystkich subskrypcji znalezionych przez tę aplikację, zdziwisz się, do ilu jesteś niepotrzebnie zapisany.

Dedykowana aplikacja do pracy z e-mailami czy przeglądanie wiadomości przez stronę WWW?

To pytanie zadaje sobie każda osoba, która ma do czynienia z większą ilością maili, szczególnie w pracy. Ja od początku starałem się używać do przeglądania mojej poczty dedykowanych aplikacji. To przekonanie sprawdziło się szczególnie wtedy, kiedy miałem trzy adresy mailowe i musiałem się logować osobno na trzech stronach. Zainstalowany program na komputerze pozwalał przenieść wszystkie skrzynki w jedno miejsce. Dzisiaj korzystam z dwóch adresów, które i tak są ze sobą połączone. Mimo wszystko preferuję osobny program, chociaż muszę przyznać, że skrzynka GMaila jest bardzo dobrze zorganizowana i można bez problemu korzystać z niej za pomocą strony WWW.

Jaki program do obsługi e-maili?

W sieci można znaleźć mnóstwo programów do obsługi naszych skrzynek. Bardzo cenię sobie MS Outlook, który jest częścią pakietu Office, jednak uważam, że jego cena do korzystania w warunkach domowych jest za wysoka. Długo szukałem alternatywy. W końcu znalazłem Mailbirda. To program, który spełnia moje oczekiwania. Jest bardzo intuicyjny i prosty w obsłudze. Mogę za pomocą jednego klawisza przenieść od razu wiadomość do archiwum, co przyspiesza moją pracę. Dodatkowo można do niego podłączyć za pomocą wtyczek przydatne narzędzia takie jak: kalendarz Googla, WhatsApp, Slack itp. Całą listę można znaleźć tutaj. Program w wersji PRO można używać za darmo przez 30 dni, później pozostaje wersja darmowa, która ma pewne ograniczenia (m.in. ograniczona ilość kont). Swoją dożywotnią wersję PRO, otrzymałem przez wysłanie specjalnych linków do pięciu osób, które później zainstalowały Mailbirda.

Działaj!

Powyżej przedstawiłem 5 kroków, które pozwoliły mi zorganizować swoją skrzynkę e-mailową i zrobić w niej porządek. Najważniejsze jest to, aby skutecznie zarządzać swoimi wiadomościami i sprawnie komunikować się z innymi. Jeżeli skorzystasz z moich wskazówek, podziel się tym w komentarzu. Może znasz inne sposoby na organizację poczty? Albo możesz polecić jakiś program do obsługi maili? – napisz o tym!

Na koniec chciałbym Ci pokazać screen z mojej poczty. Mailbird docenia, że mam porządek 🙂

Inbox Zero