Przegląd zadań

Przegląd zadań

Przez ostatnie tygodnie starałem się pokazać, jak działa mój system do zarządzania zadaniami. Opisałem, z jakich skrzynek spraw przychodzących korzystam oraz jak porządkuje moje zadania. Dzisiaj chciałbym opowiedzieć o jednej z najważniejszych czynności, jakie trzeba wykonać, aby system ten działał niezawodnie. Poruszę temat regularnego przeglądu swojego systemu, bez którego wiele kwestii mogłoby się wymknąć spod kontroli.

Regularny przegląd zadań

Regularne przeglądy zadań służą głównie temu, aby spojrzeć, co udało się wykonać w bieżącym tygodniu i zaplanować zadania na nadchodzący tydzień. Pozwala to skupić się w tej danej chwili na planowaniu, a później po prostu działać i realizować swoje zadania. Przegląd zadań ma również inne zalety, takie jak:
– przejrzenie kalendarza, pozwala odpowiednio przygotować się np. do zaplanowanych spotkań
– przeglądając swoje projekty, można bardziej zmotywować się do realizacji tych, które są dla nas ważne, lub zrezygnować z tych, które są już nieaktualne
– przez analizę naszych zadań możemy, zastanowić się i sprawdzić, czy zmierzamy w dobrym kierunku, czy realizujemy cele, które są dla nas ważne

Wielu ekspertów produktywności podkreśla, że cotygodniowe przeglądy stanowią istotny element każdego systemu. Dzięki nim można się upewnić, że faktycznie realizujemy właściwe sprawy.

Regularność kluczem do sukcesu

Dla wielu ludzi systematyczność bywa bardzo trudna. Dla mnie też. Jednak dzięki niej można osiągnąć bardzo spektakularne sukcesy. W powyższym akapicie użyłem sformułowania „cotygodniowy przegląd zadań”. Tak, powinniśmy nasz system przeglądać raz w tygodniu i powinniśmy poświęcić na to koło 2 godzin. Może wydawać się to bardzo dużo. Jednak warto to zrobić. Wiele osób może też powiedzieć, że 2 godziny na przejrzenie zadań to strata czasu. Lepiej byłoby w tym czasie zrobić coś, co przybliży nas do realizacji celu. Nic w tym momencie bardziej nie przybliży nas do niego, niż spojrzenie na „mapę” i zorientowanie się, czy zmierzamy w dobrym kierunku.

Przegląd zadań — jak i kiedy?

Odpowiedzmy sobie najpierw na pytanie: „kiedy?”. Tak naprawdę nie ma złej i dobrej pory. Każdy podchodzi do tego inaczej i może sobie wybrać czas, jaki mu pasuje. Niektórzy preferują poniedziałki, inni piątki, a jeszcze inni robią to w weekend. Ja swój przegląd zadań mam zaplanowany na czwartek, ze względu na to, że w weekendy często spędzam z rodziną i nie ma mnie w domu. Ty wybierz czas, który będzie Ci odpowiadał. Dobrze by było, gdyby był to co tydzień ten sam dzień. Jeżeli zaplanujesz datę, wpiszą ją do kalendarza z przypomnieniem, aby nie zapomnieć o tej czynności.

Jak zatem zrobić taki przegląd zadań? Tutaj ponownie trzeba jasno powiedzieć, że każdy może mieć na to swój sposób. Niektórzy robią z tego cały rytuał. Jadą np. tego dnia do swojej ulubionej kawiarni, zamawiają ten sam napój, zakładają słuchawki na uszy z ulubioną muzyką i przystępują do przeglądu. U mnie nie wygląda to tak spektakularnie. Zazwyczaj przegląd zadań robię wieczorem, przy swoim biurku, gdzie realizuję swoje projekty.

Przegląd zadań — krok po kroku

1. Przygotowanie

Na tym etapie sprawdź, czy masz dostęp do wszystkich skrzynek spraw przychodzących, które będziesz przeglądał. Jeżeli będziesz robił przegląd zadań w innym miejscu, niż przy swoim biurku, upewnij się, że masz zeskanowane wszystkie dokumenty ze skrzynki z fizycznymi notatkami (jeśli takie posiadasz) lub zabierz je ze sobą. Zadbaj o to, żeby niczego Ci nie brakowało. Pamiętaj np. o naładowaniu urządzeń elektronicznych (laptopa, iPada itp.), jeśli będziesz z nich korzystać.

2. Wyciszenie

Wycisz się. Upewnij się, że nikt nie będzie Ci przeszkadzał, aby skupić się na swoich zadaniach i tym, czym będziesz się teraz zajmować. Wyłącz wszystkie powiadomienia, żeby nic Cię nie rozpraszało. Niech to będzie takie Twoje spotkanie ze samym sobą.

3. Czyszczenie skrzynek spraw przychodzących

Oczyść swoje skrzynki. Możesz skorzystać ze schematu, który zamieściłem w poście o porządkowaniu zadań. Przejrzyj swoje notatki. Zanotuj wszystko, co umknęło Ci w ciągu tygodnia. Jeśli przychodzi Ci coś do głowy, jest to dobry moment, aby dodać to, do swojej listy zadań lub utworzyć z tego projekt.

4. Przegląd kalendarza

Przejrzyj swój kalendarz na nadchodzący tydzień. Upewnij się, że wszystkie spotkania i wydarzenia są aktualne. Sprawdź, czy w zeszłym tygodniu nie pozostały jakieś niezałatwione sprawy. Może jakieś spotkanie się nie odbyło i trzeba przenieść je na kolejny tydzień?

5. Sprawdzanie celów

Nie każdy ma spisane swoje cele na kolejny miesiąc, rok, czy dalsze lata. Warto jednak to zrobić. Jeżeli będziesz wiedzieć, co chcesz osiągnąć i do czego dążyć, w tym punkcie zweryfikujesz, czy idziesz w dobrą stronę. Czy cele, które sobie wyznaczasz, są przez Ciebie realizowane? Czy wyznaczone cele są jeszcze dla Ciebie aktualne? Może coś się zmieniło i teraz coś innego jest dla Ciebie ważne? Jeśli tak, skoryguj je. Jest to też dobry moment, aby przypomnieć sobie o swoich wartościach. Dlaczego chcemy robić to, a nie co innego? Dlaczego to, co wcześniej zaplanowaliśmy, jest dla nas ważne? Weryfikacja swoich celów powoduje, że możemy sprawdzić, czy zadania, które chcemy wykonać, są z nimi zbieżne, czy może powinniśmy zająć się czymś innym? Jest to dobry sposób motywacji, do wprowadzania usprawnień w istniejących już projektach oraz inspiracja do tworzenia nowych.

6. Przegląd projektów

Przejrzyj wszystkie swoje projekty. Nie tylko te, którymi będziesz zajmować się w nadchodzącym tygodniu. Sprawdź, czy są w nich działania, które można oznaczyć jako zrealizowane, albo trzeba dodać nowe. Spraw, aby wszystkie projekty były aktualne, jeżeli coś jest już nieważne, usuń lub zarchiwizuj dany projekt. To pomoże zajmować się tylko ważnymi dla Ciebie zadaniami.

7. Zakończenie

Uff. Dotarliśmy do końca. Na zakończenie warto „nastroić” się na kolejny tydzień. Przeczytaj sobie jakiś motywujący artykuł albo posłuchaj muzyki, która da Ci energii do wykonywania zadań. Uśmiechnij się i pozytywnym akcentem rozpocznij kolejny tydzień.

Podsumowanie

Cotygodniowy przegląd zadań jest jednym z najważniejszych czynności, który pozwala utrzymać Twój system organizacji zadań w dobrej kondycji. Powinno się go robić raz w tygodniu, a zdaniem wielu ekspertów, przynajmniej raz w miesiącu. Jest to okres, w jakim da się utrzymać właściwy kurs swoim sprawom, bez ich weryfikacji i uporządkowywania. Przyznam się szczerze, że mi nie zawsze udaje się zrobić przeglądu raz w tygodniu. Nie oznacza to jednak, że należy się poddać i je zupełnie odrzucić. Wręcz przeciwnie. Kiedy będziesz regularnie przeglądać swój system, dopiero wtedy docenisz, jak ważne było podjęcie tego starania.
Na zakończenie chciałbym życzyć Ci dużo systematyczności i satysfakcji z cotygodniowych przeglądów zadań. Powodzenia!

Jeżeli wpis był dla Ciebie wartościowy albo jest coś, co nie do końca jest dla Ciebie zrozumiałe — podziel się tym w komentarzu!